Eine Einführung in die Eventorganisation

von: Carlotta Rabe, 16. Mai 2021

Arne Breitsprecher hat sich viele Jahre im Team des Jugendpressefrühlings (JPF) und in der Jungen Presse Pinneberg (JPPI) engagiert. 2008 war er zum ersten Mal als Teilnehmer beim JPF dabei. Das hat ihm so viel Spaß gebracht, dass er sich dann in der JPPI engagiert hat und viele Jahre den JPF mitorganisiert hat.

In seinem Workshop ist Arne auf unterschiedliche Bereiche der Veranstaltungsplanung eingegangen. Mit verschiedenen Beispielen aus der Jugendpresse hat er sehr realitätsnah durch seinen Workshop geführt. 

Fragen wie „Welche Zielgruppe möchte ich mit meinem Event erreichen?“ oder „Hat meine Location die richtige Größe, Technik, logistische Anbindung oder Teilnehmer*innen Verpflegung?“ sind für die Planung von Veranstaltungen sehr relevant. 

Um einigen Problemen, die bei einer Veranstaltung aufkommen können, im Vorhinein schon aus dem Weg gehen zu können, hilft es, schon vorher zu überlegen, was für Probleme und Risiken aufkommen können.

Arne hat den Ablauf einer Veranstaltung mit dem Aufbau einer Deutschklausur verglichen. Die Planung und Vorbereitung der Veranstaltung sind wie die Einleitung. Die Kernpunkte, die mit der Veranstaltung vermittelt werden sollen, müssen am Anfang der Planung klar formuliert werden. Je genauer die Zielsetzung ist, desto einfacher wird die Umsetzung der Veranstaltung. Auf eine gelungene Einleitung folgt der Hauptteil des Events: Die Durchführung der eigentlichen Veranstaltung. 

Mit dem Ende der Veranstaltung, ist die Event-Organisation aber noch nicht abgeschlossen. Jede Veranstaltung braucht einen Schlussteil, eine Nachbereitung. Im Nachhinein ist es sinnvoll das Geschehene noch einmal Revue passieren zu lassen und sich zu überlegen, was gut oder nicht so gut lief und was beim nächsten Mal verbessert werden könnte. Aus gutem Grund sagt man deshalb immer wieder „nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung“. Ein anderer wichtiger Part der Veranstaltungsnachbereitung ist das Bedanken bei allen helfenden Händen, Sponsor*innen, Partner*innen und anderen Beteiligten einer Veranstaltung. Niemand kann eine Veranstaltung komplett alleine auf die Beine stellen, deshalb ist es von großer Bedeutung, seine Kontakte zu pflegen.

Die ganze Veranstaltungsbranche wurde sehr von der Corona Pandemie getroffen. Viele Veranstaltungen mussten abgesagt oder auf unbestimmte Zeit verschoben werden. Aus diesem Grund gibt es mittlerweile sehr viele verschiedene Plattformen, über die Veranstaltungen online durchgeführt werden können. Arne berichtete in seinem Vortrag von den Plattformen „Wonder.me“, die von einem Berliner Start-Up gegründet wurde, von „Hopin“, die sich gut für die Durchführung von Messen eignet und von „Clubhouse“, über die viele Live-Events und Podcasts stattfinden.Falls ihr Fragen an Arne habt, könnt ihr ihm gerne über Social Media schreiben. Ihr findet ihn auf Instagram, Tik Tok und Co. unter @arnebr.